[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Mamy zbyt wiele spraw do przemyślenia.Traktuj zatem tytuły jak drogowskazy lub przypomnienie.Pamiętaj także, że zdarzają się przerwy.Ludzie spóźniają się na zebrania lub też mogą być z nich wywołani.Nie zawsze sprawozdanie da się przeczytać na jednym posiedzeniu.Jeśli podczas prezentacji używasz wielu ilustracji, umieszczenie tytułu pod lub ponad każdym obrazem pozwala audytorium utrzymać koncentrację.Należy im przypominać, jaki jest związek między przezroczem a poruszaną kwestią.Jeśli w sprawozdaniach pisemnych zamieszczasz wykresy i tabele, również pamiętaj o stosownym opisaniu ich.SPOSóB 87UNIKAJ PRZEłADOWANIAProstota jest korzystniejsza.Pomyśl o stronach WWW w Inter-necie, które widziałeś.Niektóre z nich są zatłoczone odsyłaczami, opisami i reklamą.Mogą działać odpychająco.Jeśli na stronie jest zbyt dużo szczegółów, nasze oczy błądzą, a my zastanawiamy się, od czego rozpocząć czytanie.Czytelnikowi jest łatwiej śledzić narrację przy prostych ilustracjach.Jeśli chcesz, by ludzie pamiętali ilustrację, nie może ona być ukryta między zbyt wieloma szczegółami, liniami lub liczbami.Zwłaszcza sprawozdania finansowe nie jest łatwo zaprezentować wizualnie.Pomocne są tu wykresy kołowe i słupkowe.Poświęć nieco uwagi, by dane umieścić raczej na kilku ilustracjach, zamiast upychać je na jednym, wszechogarniającym wykresie.Jeśli podczas prezentacji na jednym arkuszu folii masz zbyt dużo informacji, audytorium będzie czytać je z wyprzedzeniem.Na przykład przypuśćmy, że na folii przedstawiasz 4 punkty; audytorium przeczyta punkty 3 i 4, podczas gdy Ty możesz wciąż omawiać punkt 1.Sprawą zasadniczą jest unikanie natłoku informacji.SPOSóB 88PRZEDSTAWIAJ śRODKI WIZUALNEInformuj audytorium o każdej następnej ilustracji.W pisemnym sprawozdaniu sygnalizujesz to, pisząc coś w tym rodzaju: "Wykres 102 na stronie 6 wskazuje, że produkt narodowy brutto." Innymi słowy, skieruj uwagę czytelnika na informację.Następnie pomóż mu się z nią zapoznać.Gdy korzystasz z ilustracji w czasie ustnej prezentacji, możesz kierować ich uwagę mówiąc: „Proszę zwrócić uwagę na niebieski słupek w lewym, górnym rogu.".Bądź pewien, że Twoje audytorium orientuje się, w którym miejscu się znajduje w stosunku do tego, co widzi.Mapy turystyczne w dużych miastach dzięki napisowi „Tu jesteś" pomagają oglądającym je znaleźć miejsce, w którym się znajdują.Dzięki tym słowom lokalizacja miejsca umożliwia im lepszą interpretację obrazu.W przypadku mapy turystycznej - teraz już wiedzą, czy skręcić w lewo czy w prawo, by trafić do Buckingham Pałace.Podobnie pomocne jest wskazywanie kierunku w sprawozdaniu.SPOSóB 89POWIEDZ, CO PRZEDSTAWIA ILUSTRACJAPrzypuśćmy, że ilustracja na folii lub przezroczu ma podpis: „Sformułowanie celów".Powiedz więc do audytorium „Sformułowanie celów".Nie mów np.„Wyznaczenie celów".Wypowiedz głośno te same słowa, których użyłeś na ilustracji.Twoim celem jest jasność, a nie zademonstrowanie audytorium, że dysponujesz bogatym słownictwem.Jesteś tu, by informować, a nie tworzyć synonimy lub związki frazeologiczne.Chcesz, by audytorium zapamiętało Twoją kwestię.Zapamiętujemy więcej, jeśli równocześnie widzimy i słyszymy to samo zdanie.Gdy powtarzasz słowo w słowo to, co audytorium widzi napisane, dajesz im większą szansę zapamiętania.Przez powtarzanie umieszczasz informację na swoim miejscu.Jeśli Twoją ilustracją jest lista ze znakami wyliczania, wypowiedz każdy punkt dokładnie tak, jak jest napisany.SPOSóB 90DUżO ćWICZGdy masz wygłosić prezentację, nie zapomnij wykonać ćwiczeń z użyciem materiałów ilustracyjnych i sprzętu.Technika ma zwyczaj robienia nam niepożądanych niespodzianek:· Sprawdź komputer.· Zapoznaj się z lokalizacją włączników / wyłączników zasilania.· Naucz się, jak podnosić i opuszczać ekran.· Umieść arkusze papieru do rysowania w najlepszym położeniu ze względu na Twoją lewo- lub praworęczność.· Ułóż swoje przezrocza w takiej kolejności, byś nie musiał wyszukiwać potrzebnej ilustracji.· Wykonaj próbny przegląd swoich przezroczy, by się upewnić, że są w porządku.· Naucz się, jak się uruchamia przycisk przesuwania przezroczy na rzutniku.· Zaaranżuj, by Cię zaznajomiono z obsługą nieznanej kamery wideo, magnetowidu lub monitora.· Zorientuj się, gdzie się odbija światło.· Upewnij się, że będziesz miał w razie potrzeby przedłużacz.· Upewnij się, że obrazy z rzutnika są dostatecznie kontrastowe.· Sprawdź lampki wskaźnikowe.Im więcej poćwiczysz ze środkami wizualnymi, tym więcej się dowiesz, jakie kąty widzenia uniemożliwiają kontakt wzrokowy, jaki jest mikrofon w dotyku, z jaką reakcją możesz się spotkać, jaki jest pogłos w sali.Zdecyduj, jak i kiedy rozdać materiały reklamowe.Zastanów się, czy audytorium będzie zajęte czytaniem, gdy Ty będziesz mówił.Dzięki ćwiczeniom powinieneś także mieć zapewnioną pomoc w razie wystąpienia problemów.Zapozna] się ze swoimi materiałami i sprzętem.Jedynym sposobem, aby to osiągnąć, jest znalezienie czasu na ćwiczenie.XVIIIPRZEPROWADZANIE WYWIADóWPoza komunikowaniem się za pośrednictwem telefonu lub sprawozdań i notatek służbowych, znaczna część tego, co robimy prowadząc nasze interesy, dokonuje się w ramach bezpośrednich rozmów kwalifikacyjnych.Bywamy uczestnikami takich rozmów i sami je prowadzimy.Przyjrzyjmy się sposobom doskonalenia wywiadów, które sami prowadzimy oraz kilku sposobom, gdy my jesteśmy ich przedmiotem.Aczkolwiek mówimy tu głównie o rozmowach kwalifikacyjnych dotyczących zatrudnienia, zalecenia te będą również dotyczyć doradztwa.SPOSóB 91SPRZEDAWAJ SWOJą FIRMęProwadząc wywiad dotyczący zatrudnienia, wielu z nas koncentruje się na kandydacie, na zadawanych pytaniach i udzielanych odpowiedziach.Nie zapominaj, że w ciągu całego procesu także sprzedajesz swoją firmę.Liczy się wszystko, co poprzedza wywiad i co po nim następuje.Postawa i zachowanie ludzi w Twojej firmie odgrywają ważną rolę w stosunkach z kandydatami przez długi czas - bez względu na to, czy zostaną zatrudnieni czy nie.Nawet jeśli kandydatury osób ubiegających się o to stanowisko zostaną odrzucone, należy dołożyć starań, by ich wrażenia z wywiadu były korzystne.Pozytywny obraz firmy kształtują dobrze zredagowane ogłoszenia rekrutacyjne i listy, podziękowania przesłane we właściwym terminie oraz uprzejme rozmowy telefoniczne.Jeśli kandydatom zapewni się dostateczną ilość czasu na zaplanowanie wywiadu, otrzymają stosowną korespondencję i spotkają się z ciepłym przyjęciem w dniach przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych, firma zaprezentuje się bardzo profesjonalnie.Wywiady winny się odbyć punktualnie i w oparciu o przygotowane pytania.Zadaj sobie pytanie: czy kandydaci mogliby stwierdzić, że korespondencja została dobrze zredagowana i wysłana w stosownym czasie? Czy wszystkie rozmowy telefoniczne były uprzejme? Czy wywiad rozpoczęto punktualnie? Czy pytania były uprzejme, bez względu na to, jak bardzo dociekliwe? Czy kandydat odniósł dobre wrażenie, jeśli nawet nie został przyjęty?Jeśli nie jest to niemożliwe, należy przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne także z kandydatami spośród własnego personelu.Jeśli nie postąpimy w ten sposób, może się to odbić na morale i lojalności załogi firmy.Ludzi należy traktować sprawiedliwie i szanować ich godność.Nie zapomną swoich wrażeń
[ Pobierz całość w formacie PDF ]